Att planera sin tid

Som projektledare har jag ofta många projekt igång samtidigt som alla så klart kräver sitt arbete. För att få en överblick av mitt arbete och vad som behöver göras är planering och struktur för mina arbetsuppgifter en viktig del. Detta för att säkerställa att alla arbetsuppgifter hinns med i respektive projekt samt att få klart för mig vad det är jag ska göra och när, vad är prioritet och vad kan vänta.

För mig är planering, generellt sett, en viktig del i livet. Jag älskar listor och att tydligt se mina planer framför mig. Det ger mig ett lugn när jag skriver ner vad jag ska göra och när.

Inför varje ny vecka gör jag alltid en grov planering på vilka projekt jag jobbar med och gör en procentuell uppskattning av hur mycket jag har att göra i respektive projekt. Den grova planeringen skickas till min närmsta chef som utifrån den lätt får en översikt på om jag eventuellt behöver hjälp med att utföra arbetsuppgifter, eller om jag kan hjälpa andra, beroende på hur mycket jag har att göra utifrån min planering. Då min chef även får sådana grova planeringar från mina kollegor får han en bra översikt och kan planera för resurser där de bäst behövs.

Därefter gör jag en mer detaljerad planering för mig själv. Jag listar arbetsuppgifterna jag behöver göra i respektive projekt och jag försöker även fördela dessa uppgifter över veckodagarna.
För många är detta säkert ett givet arbetssätt, men jag tycker att det är viktigt att belysa att planering har en påverkan på hur mycket man hinner med och hur väl arbetsuppgifterna genomförs om man avsatt tid för dem eller inte. Även ens mående kan påverkas positivt av att veta vad man ska göra och därmed reducera eventuell stress.

Givetvis håller sällan planeringen fullt ut. Arbetsuppgifter tar ibland längre tid än man tänkt sig eller så dyker det upp andra arbetsuppgifter som behöver hamna högre upp i prioriteringen. Då finns i alla fall en grundplanering och struktur att titta på och för mig underlättar det massor för att också kunna styra om i planeringen.

Lycka till med planeringen och ha en fin helg!

‍

Linnea Herrala

Projektledare & Byggledare

‍